営業事務の仕事内容は？
営業事務というのは、文字通り営業を補佐するオフィスワークのプロフェッショナルです。以下、具体的な業務内容を詳しく解説します。
顧客対応・書類作成のサポート
営業事務は、オフィスの砦を守りながら、顧客とのインタラクションも頻繁に行います。顧客からの問い合わせに対応するための電話やメールがその一例です。問い合わせの内容に応じて、適切な書類を用意するケースも多いでしょう。見積もり、契約書、請求書など、ビジネスを円滑に進めるためのドキュメントを作成します。こうした書類作成では、高度なコミュニケーション能力と並行して、専門的な知識も必要とされます。この仕事で重要なのは、細部にわたるまで的確に業務を遂行すること。毎日の細かな作業が、結局は顧客満足度として反映されるのです。
| 書類名 | 説明 |
| 契約書 | 顧客との取引条件、サービス内容、価格などを明記した法的に拘束力のある書類です。互いの権利と義務が明確にされます |
| 請求書 | 顧客に対して、商品やサービスの対価を支払うように求める書類です。金額、支払い期限、支払い方法が記載されています。 |
| 見積書 | 商品やサービスにかかる費用を予め顧客に提示する書類です。見積もりの段階で交渉や修正が行われることもあります。 |
| 納品書 | 商品が顧客に届いた際に同封される書類で、商品名、数量、価格などが記載されています。 |
| 注文書 | 顧客が商品やサービスを注文する際に用いる書類です。商品名、数量、価格、納期などの詳細が記載されています。 |
| 進捗報告書 | 営業活動やプロジェクトの進行状況を社内に報告するための書類です。 |
| 顧客情報管理 | 顧客の基本情報（名前、住所、連絡先など）と取引履歴、備考が記載されています。Salesforceなどの顧客管理ツールに代替されています。 |
| 受領書 | 金品やサービスが正式に受け取られたことを確認する書類です。受領者の名前と受領日、受け取った物の詳細が記載されています。 |
営業事務には上記のような書類を管理し、必要な場合にすぐにアクセスできるようにするスキルが求められます。
顧客管理
次に顧客管理です。こちらも営業事務の領域で非常に重要な業務です。CRM（Customer Relationship Management）ソフトウェアを使用して、顧客データを整理・管理します。顧客情報は会社にとって貴重な資産ですから、これを適切に管理することで、顧客とのより良い関係を築く土台を作ります。たとえば、購入履歴や問い合わせ内容をもとに、顧客に合ったサービスや商品を提案することが可能になります。この過程で、データ分析のスキルがあれば、更にその価値は高まります。
業務の効率化
日々の業務フローを見直し、無駄を排除する。それがこの業務の核心です。たとえば、オフィス内での情報共有方法を改善することで、メンバー全体の作業効率が上がることもあります。また、営業チームが外出する際のスケジュール管理や、必要な資料の準備もこの業務に含まれます。最新のオフィスツールやソフトウェアを駆使して、業務プロセスを最適化することが求められます。
以上が営業事務の主な仕事内容です。多様なスキルと知識が求められ、それでいて裏方としてデスクワークに徹するこのポジション。しかし、その裏には企業活動をスムーズに進行させる大きな力があります。興味を持たれた方は、是非この道を選んでみてください。
営業事務に必要な資格/スキルは？
営業事務の職務は多岐に渡るため、多くのスキルや知識が求められます。特定の資格は必須ではありませんが、資格を持つことで専門性やスキルを証明する有利な点もあります。以下に、有用な資格とその取得難易度について説明します。
| 資格名 | 難易度(合格率)* | 詳細 |
| MOS(スペシャリスト) | 60% | WordやExcelなどの日常的なオフィスツールの使い方を証明するもので、比較的取得しやすい資格です。 |
| 日商簿記(3級) | 50% | 基本的な会計知識が必要で、一定の学習時間が必要ですが、規模の小さい企業から大企業まで広く活用されています。 |
| ビジネス文書検定 | 50% | ビジネス文書の作成能力を評価する資格で、書類作成のスキルが高いと評価されます。 |
| ビジネス実務法務検定 | 40% | 法務に関連する知識を評価する資格です。この資格を取得すると、法的トラブルを避けるスキルが身につくとされています。 |
| ビジネスキャリア検定 | 50% | この資格を持つと、ビジネスの幅広い面での基礎的なスキルがあると認められます。 |
これらの資格は、営業事務としてのスキルを高めるだけでなく、他の職種への転職や昇進にも有利です。
営業事務に向いてる人は？未経験でもできる？
営業事務に必要なのは、特定のスキルよりも柔軟性やコミュニケーション能力が高いということが重要です。特別な資格や経験は必須ではありませんので、未経験からでも十分にスタートできます。スキル不足が心配な方は、派遣で働きながら経験を積むという方法もあります。これにより、実務経験を得ることができ、自信をつけることができるでしょう。
営業経験がある人
営業経験がある人は、顧客との関わり方や商談のスキルが身についているため、営業事務にもスムーズに適応できるでしょう。顧客対応や見積もり作成、契約書の作成など、既に持っているスキルが活かせます。
サポート力が高く人のために頑張れる人
営業事務はサポート業務が多く、チームや顧客を陰で支える役割が多いです。そのため、他人を助けることが好きな人、サポート力が高い人には非常に向いています。
誰とでもコミュニケーションが取れる人
営業事務は、内部のメンバーはもちろん、顧客や取引先とも頻繁にコミュニケーションを取る必要があります。そのため、誰とでもスムーズにコミュニケーションが取れる能力は、この仕事において非常に重要なスキルです。
未経験でも、これらの資質やスキルに自信があれば、営業事務は非常にやりがいのある職種であり、成長できるフィールドです。もし不安があれば、最初は派遣でスキルを身につけるという選択肢も考慮に入れてみてください。
営業事務の仕事についてよくある質問
営業事務に関する仕事内容やキャリアパスについて、よく受ける質問とその回答を以下にまとめます。
Q1.一般事務と営業事務はどう違うの？
一般事務と営業事務の主な違いは、業務の対象となる相手とその内容です。一般事務はオフィス全般の業務をサポートする役割で、電話応対、データ入力、書類整理などが主になります。対照的に、営業事務は営業チームや顧客に特化したサポートを提供します。これには、見積書や請求書の作成、顧客管理、営業活動のサポートなどが含まれます。
Q2.営業事務はキャリアアップにつながらないってほんと？
営業事務の仕事は専門性を高めることでバックオフィス業務においても十分にキャリアを築くことが可能です。例えば、顧客管理や業務効率化に特化することで、その専門知識が評価され正社員として活躍する道もあります。
Q3.営業事務のやりがいは？
営業事務のやりがいは、自分のサポートによって営業がスムーズに進む瞬間や、顧客からの感謝の言葉に感じられます。また、多くの業務に関わることで、会社やプロジェクトの全体像を把握し、それに貢献しているという実感もあります。営業チームや顧客と密にコミュニケーションを取ることで、人間関係のスキルも自然に上がるでしょう。
