事務の仕事内容は？未経験からの転職方法や必要スキル/資格・向いてる人など解説

キャリアJUMPは、あらゆる職業について徹底解説するいわば『職業図鑑』です。この記事で紹介する事務は、文書作成、ファイリング、電話応対、スケジュール管理など、オフィス業務全般をサポートする仕事です。この記事では、そんな事務のお仕事を紹介いたします。

事務とは？

事務は、組織や企業内部でさまざまな業務をサポートし、スムーズな日常業務の遂行を可能にする役割を果たす職種です。事務担当者は、文書作成、ファイリング、電話応対、スケジュール管理、データ入力など、多岐にわたる業務を担当します。また、組織内外のコミュニケーションの円滑化や情報の収集・整理も彼らの責務に含まれます。事務の仕事は組織の運営に欠かせず、効率的なオフィス環境を維持する役割を果たしています。

事務の仕事内容

文書やデータ管理と組織内外とのコミュニケーション

事務担当者は、組織内での円滑な情報共有と効果的なコミュニケーションを支えます。文書管理においては、報告書、メール、プレゼンテーション資料の作成と編集が含まれます。また、電子文書管理システムを使用して情報を整理し、必要な情報を簡単にアクセスできるように保管します。データの正確性とセキュリティを確保することが求められます。

顧客サポートとスケジュール管理

事務担当者は、来客者や外部からの問い合わせに対応し、円滑な顧客サポートを提供します。電話応対や電子メールコミュニケーションにおいては、丁寧で効果的なコミュニケーションスキルが必要です。また、会議や予定のスケジュール管理も担当し、関係者に通知する役目もあり、これらにより、効率的な業務遂行と重要なイベントの円滑な進行が実現されます。

経費と資産管理

事務担当者は、組織の財務側面を管理し、オフィス環境の整備を支援します。経費管理では、出張や購買に関連する経費の収集、精算、および記録が含まれます。経費報告書の作成と提出も担当することがあります。資産管理においては、オフィスの清掃や備品の管理、必要な事務用具の調達が含まれます。これにより、快適な作業環境が維持され、組織の業務効率が向上します。

事務の平均年収を紹介！

事務の平均年収は、経験や地域、業界によって異なりますが、300万円から500万円程度が一般的です。経験豊富でスキルが高い事務担当者は、年収がそれ以上になることもあります。また、大都市圏では平均年収が高い傾向があります。ただし、未経験からのスタートの場合や一部の地域では年収が低いことも考えられます。

事務への転職は未経験でも目指せる？

事務への転職は未経験者でも完全に可能です。実際、事務のポジションは多くの企業や組織で非常に需要があり、経験がないからといって挑戦できないわけではありません。多くの企業は未経験者向けの研修プログラムを提供しており、基本的なスキルと知識を身につける機会を提供しています。
文書作成、データ入力、オフィスソフトの使用などの基本的な事務スキルの習得し、企業に貢献できる熱意を示すことが成功への鍵です

事務に役立つ職歴を紹介

マーケティング職や市場調査の経験

マーケティング職や市場調査の経験は、事務職において非常に有用です。なぜなら、市場調査やデータ分析のスキルは情報収集や分析能力を高め、事務の仕事においてデータの整理や意思決定に役立つからです。過去の経験を通じて市場トレンドを理解し、組織に価値を提供できるでしょう。

営業職の経験

営業職の経験は事務職においても非常に有益です。営業職ではコミュニケーションスキル、提案力、顧客対応力が養われます。これらのスキルは、事務の仕事においても顧客や同僚と円滑に協力し、課題を解決する際に役立ちます。営業経験者は、顧客志向のアプローチを持っており、組織内外の人々との関係構築に長けています。

プロジェクトマネジメントの経験

プロジェクトマネジメントの経験は計画的な仕事の能力を高め、タスクの効率的な遂行に役立ちます。事務職において、プロジェクトの管理や日常業務の組織化が必要です。プロジェクトマネジメントの経験を持つことで、タスクの優先順位を設定し、期限を守りながら作業を進めるスキルを持つことができます。

これらの職歴は、事務職における転職において競争力を高め、異なる職種からの経験がプラスになることがあることを示しています。自身の経歴と事務職の要件に合わせて、最適な転職戦略を検討しましょう。

事務に向いている人の特徴

事務職に向いている人の特徴は、以下のように多岐にわたります。これらの特徴が揃っていると、事務の仕事において成功する可能性が高まります。

柔軟な思考力をもつ人

事務の仕事は日々さまざまな課題に対処し、問題解決や業務の効率改善が求められます。柔軟で創造的な思考力がある人は、新しいアイデアやアプローチを提案し、組織の成果を向上させるのに役立ちます。

コミュニケーションを丁寧に取れる人

顧客、同僚、上司と円滑にコミュニケーションを取ることが事務職では不可欠です。明確で効果的なコミュニケーションを行う能力が求められ、誤解や混乱を防ぐのに役立ちます。

正確性と注意力がある人

事務職では数値データや文書の作成・編集が頻繁に行われます。正確なデータが提供されることは、組織内での正確な情報伝達と意思決定に直結します。また、レポート、メモ、プレゼンテーション資料などの文書作成も事務職の重要なタスクです。正確で明瞭な文書は、他のチームメンバーや関係者に対する情報提供に使用され、誤解を避けるために正確性が不可欠です。

事務に必要・有利な資格

日本商工会議所ビジネスマナー検定

この資格は、社会人としてのマナーやビジネスマナーを証明するためのものです。事務職では、ビジネス文書の作成や商談が一般的な任務です。この資格は、プロフェッショナルとしてのスキルを高め、ビジネス環境での信頼性を示すのに役立ちます。

OAスキル検定

事務職ではオフィスソフトウェア（ワードプロセッサーやスプレッドシートなど）のスキルが必要です。OAスキル検定は、これらのソフトウェアの操作能力を証明する資格です。データ入力や文書作成などのタスクを効率的にこなすために重要です。

これらの資格は、事務職でのスキル向上や転職活動において有利になる可能性があります。ただし、実務経験やコミュニケーションスキルなども同様に重要です。

事務のキャリアパス

リーダーシップポジション

事務職からリーダーシップポジションに昇進する際には、組織内での信頼性やリーダーシップの証明が求められます。通常、これにはチームの指導、プロジェクトの計画と遂行、日常業務の効率化、チームメンバーのサポートが含まれます。リーダーとしての成功には、コミュニケーション、問題解決、決断力が不可欠で、事務職での経験が充分に活かされるでしょう。

専門職としてのスペシャリスト

事務職の中で特定の分野に特化する道があります。たとえば、法務事務、医療事務、人事専門家などが含まれます。この道では、業界や分野に関する深い知識やスキルが要求され、専門家としての地位を築けます。たとえば、法務事務としてのキャリアを構築する場合、法律に関する知識の獲得が不可欠です。スペシャリストとしての地位を築くには、関連する資格や認定プログラムを追求することが重要です。